Verwaltungs-Audit als Führungsmittel Was ist ein Verwaltungs- Audit ? Als Audit bezeichnet man Qualitätsbewertungen, die der Verbesserung dienen. In Gesprächen analysieren die Auditoren, mit den beteiligten Amtsleitern und MitarbeiterInnen die Strukturen und Prozesse im Hinblick auf ihre Wirksamkeit und mögliche Verbesserungen. Voraussetzungen für interne Audits Für die Wirksamkeit der internen Audits ist ausschlaggebend, inwieweit die Verwaltungsspitze die Mitarbeiter/-innen akzeptiert. Die Leitung muss den Willen zur Umsetzung durch konsequentes Handeln untermauern. Folgende Einstellungen und Aktivitäten entfalten Signalwirkung: - Es dient der kontinuierlichen Verbesserung ; - Mitverantwortung für einen guten Verlauf; - Bereitstellung der erforderlichen Finanz- und Sachmittel und der personellen Voraussetzungen; - Auswahl der zu untersuchenden Prozesse nach dem Verbesserungsbedarf; - Unabhängig von den anstehenden Audits stehen die Themen als TOP in der Amtsleiterrunde; Erfahrungen mit internen Audits Die Mitarbeiter/-innen betrachten das Audit dann als eine kontinuierliche Verbesserung, wenn dies in der Verwaltungsk ultur verankert ist. Für den positiven Auditverlauf ist es förderlich, wenn in der Verwaltungein kooperatives Klima besteht, in dem Fehler offen besprochen werden und Kritik sowie unterschiedliche Sichtweisen diskutiert werden k önnen. Die Verwaltung selbst sollte sich als lernende Organisation verstehen, die einen kontinuierlichen Entwicklungsprozeß durchläuft. Durchführung von internen Audit s Damit die Ressourcen effizient eingesetzt sind, bedarf es einer sorgfältigen Vorbereitung, zügigen Durchführung und, um den Nutzen zu gewährlei s ten, einer konsequenten U msetzung der Verbesserungsmaßnahmen. Folgende Aspekte sind von besonderer Bedeutung: 1. Die Leitung weckt das Interesse der Mitarbeiter/-innen für das Audit und informiert über die Ziele . Der Steuerkreis formuliert die Zielsetzungen und legt d ie Auditkriterien und d en Auditumfang fest . 2. Erwartungen und Vorbehalte der Mitarbeiter/-innen werden offen und sachlich aufgegriffen . Ein Auditorenteam wird ausgewählt, das ihrerseits die Schwachstellen sowie die hauptsächlichen Prozesse kenn en. 3. Ausgehend von einem Auftrag des Steuerkreises erarbeitet ein ämterübergreifendes Auditorenteam anhand den Auditkriterien den Fragenkatalog. Sie konkretisieren die Grundlagen sowie die Anforderungen von Bürgern/Wirtschaft, Gremien und Mitarbeiter an die eigene Verwaltung. Die externe Beratung vermittelt die Planung, Organisation und Durchführung interner Audits . K ontinuierlich stattfindende Reflexionstage unterstützen das Auditteam. 4. In einem Vorgespräch werden die MitarbeiterInnen des Sachgebietes informiert und erhalten den Fragenkatalog. Bei dem vereinbarten Audittermin werden die Fragen gestellt und entsprechende Unterlagen/ Nachweise eingefordert. 5. Im Anschluß an das Audit erstellt das Auditteam einen Bericht und benennt die erforderlichen Maßnahmen. Über die Durchführung der Verbesserungsmaßnahmen werden Vereinbarungen getroffen und Erledigungstermine bestimmt. Die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen wird verfolgt und ggf. ein Nach-Audit abgesprochen. Themen eines Audits Eine große Bedeutung kommt der Konkretisierung der Anforderungen an die Dienstleistungs- und Produktqualität der Zielgruppen zu. Zum Inhalt gehören dabei u.a. so grundlegende Dinge wie das Vorhandensein eines Leitbildes, die Überprüfung der eigenen Arbeit auf Wirtschaftlichkeit, Effektivität, Effizienz und Bürgerorientierung Durchführung der Aufgabenkritik, Gespräche mit Mitarbeitern über die Funktionsziele, das Vorhandensein eines Beschwerdemanagements oder die projektbezogene Bürgerbeteiligung. Erfahrungen in der Stadtverwaltung X Seit Jahren beschäftigt man sich intensiv mit Themen der Verwaltungsmodernisierung. Im Rathaus sehen sich die MitarbeiterInnen als öffentliches Dienstleistungsunternehmen. Es war daher die logische Konsequenz, sich nicht nur zu einem Audit, sondern auch zu einer Zertifizierung zu entschließen.