Mitarbeiterorientierte Aufgaben- und Leistungsanalyse
1. Zielrichtung
Es gilt heute, der Spirale von stetig steigenden Ausgaben, sinkenden Einnahmen und veränderten Ansprüchen entgegen zu wirken. Prozesse zur Struktur- und Organisationsent-wicklung bringen hier gute Ergebnisse. Hauptzielrichtung ist es, einen Beitrag zur grundlegenden Haushaltskonsolidierung zu leisten und alle Aufgaben und Leistungen auf den Prüfstand zu stellen. Der notwendige Arbeitsaufwand wird gegenübergestellt und unter Nutzengesichtspunkten bewertet. Weniger effiziente Leistungen werden herausgefiltert und aufgegeben bzw. Arbeitsverfahren und -abläufe schlanker gestaltet. Es bietet sich an, dass die Beschäftigten Ideen zur Einsparung von Sach- und Fachkosten entwickeln sowie zusätzliche Einnahmepotenziale identifizieren. Personaleinsparungen werden ohne Arbeitsverdichtung und ohne Kündigungen durch Nutzung von Fluktuation oder neuen Arbeitszeitmodellen ermöglicht.
2. Der konzeptionelle Ansatz
Der Prozess umfasst mehrere Abschnitte. In der Auftaktphase formuliert der Steuerkreis die Ziele und entwickelt die Schwerpunkte sowie die Vorgehensweise. In der sich anschließenden Analysephase werden mit Hilfe der Aufgaben- und Leistungsanalyse, mit einem Stärken-Schwächen-Profil die Grundlagen für den weiteren Prozess gelegt. In der Konzeptionsphase erarbeitet der Steuerkreis die Vorschläge zur Umsetzung. Grundlage dazu sind die ihm nach Prioritäten vorgelegten Handlungsfelder. Der methodische Ansatz bringt kein pauschales Streichkonzert oder die Verlagerung des unveränderten Aufgaben- und Leistungsumfangs auf eine geringere Mitarbeiterzahl.
Beteiligte an dem Projekt sind:
• die Mitarbeiter/-Innen , weil sie ihre Arbeitsplätze am besten kennen.
• die Verwaltungsspitze legt durch das eigene Engagement den Grundstein für das Verfahren.
• der Steuerkreis organisiert den Ablauf und unterstützt die Beratergruppen
– die Amtsleiter/-Innen führen eigenverantwortlich mit den Mitarbeiter/-Innen
das Verfahren durch.
• interne Beratergruppen steuern und überwachen, beraten Amtsleiter, fördern und unterstützen bei der Leistungsstrukturierung, Ideenfindung und Bewertung.
• externe Berater liefern das analyse- und organisationstechnische Know-how und begleiten den Prozess.
3. Die Umsetzung
Alle Mitarbeiter/-Innen werden umfassend über das Konzept und das Verfahren informiert. Zuvor beruft die Verwaltungsspitze den Steuerkreis und die Beratergruppen, z.B. mit der Vorgabe, dass die Analyse in den Einheiten innerhalb von 12 Wochen abgeschlossen sein
soll. Nach einer Einführung in die methodische Abwicklung der Einzelschritte wird der spezifische Rahmen und die Termine für die einzelnen Verfahrensschritte geklärt. Die Beratergruppen bestehen aus jeweils zwei Personen. Eine der beiden Personen wird durch die Verwaltungsspitze, die zweite Person vom Personalrat benannt.
Die Schritte im einzelnen:
1. Aufgabenbeschreibung und –strukturierung.
Jeder Mitarbeiter erfasst seine Aufgaben und die benötigte Zeit. Den Leistungen und Auf-gaben wird die Menge und die Fallzahlen zugeordnet, ausgedrückt in Jahresarbeitsminuten. Erfasst werden auch die Abnehmer der Leistung.
2. Aufgabenanalyse und Entwicklung von Ideen. Die einzelnen Leistungen werden analysiert und die -bisherige Aufgabenerfüllung geprüft. Anschließend werden Einsparideen entwickelt
3. Bewertung. Die Durchführbarkeit der Einsparideen wird überprüft und bewertet. Eine Idee gilt dann als sachlich realisierbar, wenn sie wirtschaftlich, vertretbar und innerhalb drei Jahren durchführbar ist.
4. Ergebnisdokumentation. Alle Ergebnisse werden dokumentiert, Maßnahmen beschrie- ben, Durchführungszeiträume festgelegt und die Schritte zur Umsetzung entwickelt. Die Entscheidungen zur Umsetzung der Einsparideen treffen die zuständigen Organisationsver-antwortlichen.
4. Ergebnisse
Eine mitarbeiterorientierte Aufgaben- und Leistungsanalyse bringt Einsparideen unterschiedlichster Art. Viele Ideen sind sofort realisierbar, andere müssen aus rechtlichen, wirtschaftlichen oder politischen Gründen weiter überprüft werden oder werden zur Ent-scheidung an die jeweils zuständigen Gremien verwiesen.