Im „Rathaus-Cafe“ Lösungen für aktuelle Probleme entwickeln
Ausgangssituation
Die Qualität der Arbeit kann kontinuierlich verbessert werden. Neben aktuellen Heraus-forderungen, sind es oft die scheinbar unbedeutenden Dinge, die es erforderlich machen, viele Mitarbeiter ins Gespräch zu einem Gedanken- und Ideenaustausch zu bringen.Themen wie z. B.
- wo und wie sollen bestimmte Arbeits-mittel gelagert werden sollen?
- Was habe ich von einem Engagement in einem Projekt?
- Wie gelingt die Übernahme von Verantwortung?
- Was vermittelt im Arbeitsalltag mehr Motivation und Arbeitsfreunde?
- Welche Abläufe, Vorgänge dauern bei uns zu lange oder sind ineffizient?
- Wie können wir besser Veränderungen bewältigen, nach 20 Jahren gleichbleibender Tätigkeit?
- welche Standards gelten für den Umgang mit Bürgeranfragen?
erfordern das Know-how der Mitarbeiter, meist aus mehreren Ämtern.
Be im Kaffeetrinken neue Ideen entwickeln
Mitarbeiter bestimmter Funktionen erhalten eine Einladung zu einem „Rathaus-Cafe“, z.B. in den Bürgersaal. Dort sprechen sie über aktuelle Themen und fixieren oder illustrieren ihre Gedanken.
Die Struktur eines Rathaus Cafés ist sehr informell. Leitidee ist die entspannte Atmosphäre eines Strassencafés, in dem sich Menschen zwanglos unterhalten. Die Teilnehmer sitzen oder stehen an kleinen Tischen, an denen jeweils vier bis fünf Menschen Platz finden können. Die zwanglose Atmosphäre und die kleinen Gruppen bewirken, dass die Teilnehmer beginnen, sich für einander zu interessieren und sich wirklich zuzuhören. Sie verteidigen keine Positionen, sondern lassen sich auf ihr Gegenüber ein.
Das „Rathaus-Café“ dient dazu, ein Gespräch zu einem festgelegten Thema zu führen. Es geht um eine Frage oder um eine aufeinander abgestimmte Sequenz von Fragen. Das Rathaus-Café macht die gemeinsame Antwort der Teilnehmer aus diesen Fragen sichtbar. Auch wenn es nicht immer darum geht, Massnahmen zu erarbeiten, sieht doch jeder Beteiligte neue Handlungsmöglichkeiten für sich, die er vorher nicht gesehen hatte.
Das Gold in den Köpfen der Mitarbeiter heben
Wie in einem Cafe, kommen die Gespräche schnell in Gang. Während ein oder zwei Personen ihren Kaffee trinken und ihre Croissants essen, verständigt sich das Team über die Aufgaben-stellung. Alle sind wirklich engagiert und halten ihre Ideen fest. Hin und her wiegen die Gespräche an den Tischen, die von einem „Gastgeber“ moderiert werden.
Nach 20 – 60 Minuten bittet der Gastgeber die Teilnehmer, andere Tische aufzusuchen. Die Teilnehmer wechseln an andere Tische, nehmen die Ideen ihrer Gespräche mit und verlinken und verweben sie mit den Gedankengängen, die an den anderen Tischen erarbeitet wurden. Nur die Gastgeber bleiben an den Tischen. Ein, zwei Minuten später beginnt die Arbeit. Die Karten, die die Kollegen am Tisch zurückließen, werden gesichtet. Der Gastgeber schildert ihnen kurz den Verlauf des vorherigen Gesprächs und dann beginnt erneut die Diskussion darüber, welche Vorschläge umgesetzt werden sollen.
Nach Abschluss der zweiten Gesprächsrunde suchen die Teilnehmer erneut andere Tische auf. Die dritte und letzte Gesprächsrunde beginnt. Zum Abschluss treffen sich alle Teilnehmer im Plenum.
Heute den Erfolg von morgen sichern
Bürgermeister/-Innen nutzen dieses Forum auch, um detailliert über die Herausforderungen, vor denen die Verwaltung oder der Fachbereich steht, zu informieren oder Entscheidungen zu erläutern. So gelingt es, die gemeinsame Sicht aller zu einem Thema oder einer Frage zu klären. Der Input einer Präsentation kann dann sinnvoll sein.
Je nach Thema treffen sich mindestens 20 und mehr Mitarbeiter, um in 2 – 3 Stunden, Ursachen, Herausforderungen und Maßnahmen zu diskutieren.