Veränderungen im Open Space einleiten
Zielsetzung
Das Ziel einer Open Space-Veranstaltung ist das Aufbrechen bestehender Muster und Verhaltensweisen im Sinne eines raschen und Energie freisetzenden Veränderungsprozesses. Ausgangspunkt bildet meist ein vorgegebenes Generalthema als Richtungs-vorgabe durch die Verwaltungsspitze. Sie setzt einen Rahmen und erzeugt einen Sog, damit die Teilnehmer den Rahmen selbst ausfüllen. Bei dem Generalthema muss es sich um etwas handeln, das den Beteiligten wichtig ist.. Das Thema muss breit genug sein, damit für Ideen und Kreativität genügend Spielraum bleibt.
Die Open Space-Idee
„Das Interessanteste war die Kaffeepause.“ Wer kennt diese Rückmeldung zu Veranstaltungen nicht? In der Kaffeepause bestimmen die Teilnehmenden die Gesprächsthemen selbst. Sie suchen sich ihre Gesprächspartner und wenn ein Gruppengespräch nicht mehr den eigenen Interessen entspricht, wird eine neue Gesprächssituation gesucht.
Mit der Open Space-Methode wird es möglich, komplexe Themen durch viele Mitarbeiter bearbeiten zu lassen. Anwendbar ist sie von 10 Personen aufwärts, maximal bis zu 750 Personen. So brachten die Mitarbeiter in eine Veranstaltung mit dem Generalthema ‚Verwaltungskultur‘ z.B. folgende Themen ein:
- Wie können wir erreichen, dass wir offener miteinander kommunizieren?“
- „Was braucht es, damit wir Ideen schneller umsetzen?“
- „Wie können wir die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen verbessern?“
- „Wie können wir eine bürgerorientiertere Verwaltung werden?“
- „Was braucht es, damit die Mit-arbeitenden mehr Verantwortung über-nehmen?“
Der Ablauf einer Veranstaltung
Zu Beginn der Veranstaltung sind alle dabei, denn in den ersten 1 ½ Stunden entsteht die gesamte Arbeits- und Zeitplanung. Dann folgen alle dem, was für sie interessant und wichtig ist.
Die Teilnehmer sitzen in einem Kreis. Nach einer knappen Einführung in die Grundsätze können die Teilnehmenden ihre Anliegen nennen. Etwas, das auf den Nägeln brennt, wofür Bereitschaft besteht, Verantwortung zu übernehmen und an dem mit anderen gearbeitet werden soll.
Wenn die Anliegen an der Wand hängen und Zeiten und Arbeitsräume feststehen, tragen sich alle dort ein, wo sie mitmachen wollen. Das ist der “Marktplatz”. Ist er vorbei, beginnen die Gruppen selbstorganisiert zu arbeiten. Sie teilen sich ihre Arbeitszeit und Pausen in dem vorgegebenen Rahmen selbst ein. Jede Gruppe faßt ihre Ergebnisse, Empfehlungen und Verabredungen selbst zusammen und veröffentlicht diese für alle anderen.
Zu bestimmten Zeiten der Veranstaltung trifft sich die ganze Gruppe im Kreis, um Erfahrungen und Eindrücke auszutauschen.
Vor dem Schluß erhalten alle die fertige Dokumentation der Arbeitsgruppenergebnisse in die Hand. Falls geplant, dient diese zur Zusammenführung verwandter Anliegen und Entwicklung von Handlungsschritten.
Auswirkungen
Es verändert sich etwas in den Köpfen der Teilnehmer. Auf der inhaltlichen Ebene werden die individuellen Standpunkte über aktuelle Problemstellungen und Herausforderungen angenähert und abgeglichen, d.h. die Teilnehmenden kommen zu einer ähnlichen Vorstellung darüber, was ist und was sein soll und welcher Weg vom Ist zum Soll führt.
Auf der methodischen Ebene erfahren die Teilnehmenden eine neue Art und Weise, wie man miteinander umgehen kann, wie man effektiver arbeiten und Probleme lösen kann. Dieser neue Stil, der Hierarchie- und Statusdenken ersetzt durch Offenheit, intensives Gespräch, Selbstverantwortung und Lösungsorientierung, geht in die tägliche Arbeit über.