Optimierung der Eigenreinigung
Ausgangssituation
Die Kosten der Gebäudereinigung nehmen häufig den größten Teil der Betriebskosten von Liegenschaften ein. Angesichts der angespannten Finanzlage werden daher gerade hier verstärkt Einsparungspotentiale zu erschließen gesucht und Anstrengungen zur Kostensenkung unternommen. Auf der anderen Seite ist häufig eine hohe Unzufriedenheit mit der Qualität der Reinigung zu beobachten. Die Beschreibung von Ziel- und Qualitätsvorgaben („Sauberkeit“) gestaltet sich dabei aufgrund subjektiver Bewertungen in der Praxis als schwierig. Bei der Optimierung der Gebäudereinigung gilt es, eine Balance zwischen vertretbaren Kosten und ausreichender Reinigungsleistung zu finden. Notwendig ist die Bereitstellung geeigneter Instrumente, mit denen Leistungsbeschreibungen inhaltlich und formal gestaltet und überprüft werden können.
Zielsetzung
Eine gute Reinigung dient der Substanzerhaltung der Räume und Gebäude. Ermittelt und ausgeschöpft werden Kostensenkungspotenziale. Unterstützt wird die Reorganisation der Gebäudereinigung. In Kurzworkshops mit den Mitarbeiter/-Innen werden Einsparpotentiale erarbeitet und kontrollierbare Reinigungsabläufe festgelegt. Maßnahmen zur Qualitätssicherung werden diskutiert und vereinbart. Schwerpunkte liegen dabei auf Einsparungsmöglichkeiten und die Gestaltung von Leistungsverzeichnissen sowie auf Aspekten der Aufbau- und Ablauforganisation von Eigen- und Fremdreinigung. Mit der Einführung eines Raumbuches werden Leistung/ Angebote vergleichbar und Kosten lassen sich nach Kostenstellen aufteilen.
Vorgehensweise
1. Bestandsaufnahme
In Gesprächen mit den Leitungskräften, in Arbeitsgruppensitzungen mit den Mitarbeiter/-Innen werden die bisherigen Grundlagen der Reinigungsarbeiten geklärt und die Ausfallzeiten ermittelt. Überprüft werden die Reinigungsleistungen und -standards der derzeitigen Reinigungsqualität.
2. Ansatzpunkte zu Verbesserung
Um das Ziel der besseren Konkurrenzfähigkeit mit privaten Anbietern zu erreichen, stehen Entscheidungen in den folgenden Bereichen an:
- Schaffung einer klaren Zuständigkeit für den Reinigungsdienst
- Festlegung eindeutiger Leistungs-vorgaben
- Personaleinsatzplanung/Arbeitszeit-gestaltung
- Einführung von Teamarbeit, Vertretung
Der Nutzen
Das Projekt berührt nicht nur die Ermittlung der Reinigungsflächen. Spezifische Leistungsver-zeichnisse für jeden Reinigungsbereich werden mit neuen, klar definierten Vorgaben erstellt und die neuen Standards mit den Kunden in Diskus-sionsrunden abgestimmt.
Gemeinsam werden bedarfsgerechte Arbeits-zeitmodelle erarbeitet und Veränderungen der Arbeitszeitgestaltung eingeleitet. Sofern Reinigungsarbeiten extern vergeben werden, können vergleichbare Angebote gegenübergestellt und bewertet werden.
Nach einer Projektlaufzeit von 3 bis 5 Monaten wird die Umsetzung begleitet, um den Erfolg bzw. noch vorhandene Schwachstellen zu ermitteln und Probleme zu klären.
Umsetzung
Nach dem Beschluss des Gemeinderats wird mit den Beteiligten (z.B. Reinigungskräfte, Hausmeister) das Projekt realisiert. Ein interner Projektbeirat (z.B. Personalrat, Liegenschaften, Kämmerei) diskutiert die Projektergebnisse und fasst die notwendigen Beschlüsse. Die Projektergebnisse werden dem Gemeinderat vorgestellt.